בעלי עסקים, חברות או גורמים עסקיים אחרים המבקשים לערוך אירועים, חד פעמיים או מתמשכים, נדרשים תחילה לשכור אולם מתאים בו אליו יוכלו להזמין את המוזמנים ולערוך את האירוע כפי שהם מתכננים.
החיפוש אחרי אולמות להשכרה הוא איננו מורכב, אך מחייב קביעת פרמטרים מסוימים וסדר העדיפות הנכון עבורם, בשביל שיהיה ניתן לבחור את האולם המתאים לאירוע. ההצלחה שלו, תלויה לא מעט בשאלה, באיזה אולם בוחרים, איפה הוא ממוקם ואילו תנאים הוא מציע לצורך ארגון האירוע.
לשמחתנו, אנחנו יכולים למצוא סוגים ודוגמאות שונות של אולמות להשכרה. יש לנו אפשרות למצוא מגוון רחב של אפשרויות ולברור מתוכם את האולם המתאים עבורנו. לשם כך, עלינו תחילה לאפיין את הצרכים שלנו וכן את היכולות הכלכליות, בשביל שנוכל לשכור אולם שיתאים גם בתנאים שהוא מציע וגם בהיבטים של עלויות. חשוב להבהיר, העובדה שיש לנו אפשרויות שונות לבחירה בין אולמות להשכרה, תעזור לנו גם להכיר טוב יותר את התחום ובסופו של דבר, לברור בצורה הטובה ביותר את הבחירה הנכונה.
5 פרמטרים לבחירה נכונה של אולמות להשכרה
הפרמטר הראשון שאנחנו צריכים לבחון זה גודל האולם וכמה אנשים הוא יכול להכיל. לכל אולם, מכל סוג שהוא, יש הגדרה ברורה כמה אנשים הוא אמור להכיל. המספר נקבע על פי גודל המקום, והוא נקבע לצרכי בטיחות. כלומר, למנוע מצב בו המארגנים יחליטו להכניס כמות גדולה יותר, אף על פי שזה יכול להיות מסוכן.
הפרמטר השני שיש לבחון הוא התנאים של המקום. מאחר ומדובר באירוע עסקי, הרי שעלינו לבחור אולם שיש לו את התנאים הלוגיסטיים הרלוונטיים עבור סוג כזה של אירוע. למשל, יש לוודא שמותקנות בו מערכות שמע, מולטימדיה, מחשבים, מקרנים ומערכות אחרות שיכולות לשרת אותנו במהלך האירוע.
הפרמטר השלישי, רצוי לבדוק איך האולם בנוי ומעוצב. זה חשוב על מנת שנוכל להתאים אותו לסגנון האירוע. לדוגמא, אם מדובר באירוע הכולל הרצאות אזי שהאולם צריך להיות בנוי מבמה ומקומות ישיבה לקהל האורחים. אם מדובר באירוע הכולל ישיבות, אזי שהוא אמור להיות בנוי כך שכולם יוכלו לשבת סביב שולחן או שולחנות, באותו גובה.
הפרמטר הרביעי, היכן נמצא האולם ומה דרכי הגישה אליו. זה ישפיע על היכולת של האורחים להגיע אל המקום בצורה נוחה וזמינה. לכן חשוב לוודא שישנם אמצעי תחבורה ציבוריים המאפשרים להגיע אל האולם בצורה נוחה, הוא נמצא קרוב לעורקי תחבורה ראשיים לצורך תחבורה פרטית, וכן שיש מקום חנייה סמוך וזמין.
הפרמטר החמישי, יש לבחון את תנאי השירות של צוות המקום. בין אם זה אנשי הקשר מולם עובדים על תכנון וארגון האירוע ובין אם אלה הספקים של המקום שאמורים לספק שירותים מסוגים שונים הן לנו כמארגנים והן לאורחים שלנו, המוזמנים לאירוע.
